Checklist: Danh sách thiết bị văn phòng cần thiết cho công ty mới thành lập

Thành lập một công ty mới là hành trình đầy hứng khởi nhưng cũng đi kèm vô vàn áp lực, đặc biệt là khâu setup văn phòng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn Checklist trọn bộ các thiết bị văn phòng cần thiết, được phân loại khoa học giúp bạn dễ dàng theo dõi và lên ngân sách chính xác nhất.

1. Nhóm nội thất văn phòng

Trước khi nghĩ đến máy móc, bạn cần xây dựng bộ khung cho không gian làm việc. Nội thất không chỉ để ngồi, nó còn thể hiện bộ mặt của doanh nghiệp với đối tác.

- Bàn làm việc: Tùy vào diện tích, bạn có thể chọn bàn cụm cho nhân viên để tiết kiệm không gian và tăng tính tương tác.

- Ghế văn phòng: Nhân viên ngồi làm việc 8 tiếng/ngày, một chiếc ghế tốt sẽ bảo vệ sức khỏe cột sống và nâng cao năng suất làm việc.

- Tủ kệ hồ sơ: Dù xu hướng là văn phòng không giấy, bạn vẫn cần tủ để lưu trữ các chứng từ pháp lý, hợp đồng gốc và con dấu doanh nghiệp an toàn.

2. Nhóm thiết bị công nghệ

Đây là hạng mục tốn kém nhất nhưng cũng quan trọng nhất.

- Hệ thống máy tính: Không thể thiếu đối với các văn phòng hiện đại ngày nay.

- Hệ thống mạng: Một đường truyền Internet chập chờn là kẻ thù số 1 của năng suất. Hãy đầu tư thiết bị cân bằng tải nếu văn phòng có trên 20 nhân sự.

- Tổng đài điện thoại: Cần thiết nếu bạn có đội ngũ Telesale hoặc Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

3. Nhóm thiết bị in ấn và hồ sơ

Nhiều Startup sai lầm khi nghĩ rằng thời đại 4.0 không cần in ấn. Thực tế, hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ thầu, tài liệu họp nội bộ... vẫn cần bản cứng mỗi ngày.

- Máy in nhỏ: Dành cho các phòng ban in ít, cần sự riêng tư (như phòng Kế toán trưởng hay Giám đốc).

- Máy hủy tài liệu: Bảo mật thông tin là sống còn. Các bản nháp hợp đồng, báo cáo tài chính cần được hủy đúng cách thay vì vứt sọt rác.

- Máy Photocopy: Đây là thiết bị quan trọng nhất. Một chiếc máy photo hiện đại không chỉ để photo, mà còn Scan màu (lưu trữ số hóa), in qua mạng, và gửi Fax/Email trực tiếp. Nó đóng vai trò là trung tâm xử lý tài liệu của cả văn phòng.

4. Nhóm thiết bị trình chiếu và phòng họp

Nơi diễn ra các ý tưởng đột phá và chốt hợp đồng với đối tác.

- Máy chiếu hoặc Smart TV: Tùy vào kích thước phòng họp.

- Bảng từ trắng/Bảng kính: Dùng để Brainstorming ý tưởng.

- Hệ thống âm thanh hội nghị: Cần thiết nếu bạn thường xuyên họp trực tuyến.

Lời khuyên vàng cho Startup

Khi nhìn vào danh sách trên, chắc hẳn bạn đang lo lắng về con số tổng ngân sách. Đặc biệt với thiết bị in ấn, một chiếc máy photocopy đa năng đời mới, hoạt động ổn định thường có giá từ 30 đến 100 triệu đồng. Đây là một khoản vốn lưu động lớn mà lẽ ra bạn có thể dùng để chạy Marketing hoặc trả lương nhân viên.

Chính vì vậy, 90% các công ty mới thành lập hiện nay đều chọn giải pháp THUÊ MÁY PHOTOCOPY thay vì mua.

Tại sao nên thuê máy photocopy?

- Không cần vốn đầu tư lớn: Chỉ cần trả một khoản phí thuê nhỏ cố định hàng tháng.

- Miễn phí 100% mực in và sửa chữa: Bạn không cần lo lắng máy hết mực hay hỏng hóc.

- Được dùng máy đời mới nhất: Dễ dàng nâng cấp máy khi quy mô công ty mở rộng mà không lo thanh lý máy cũ.

ICT Sài Gòn - Giải pháp thiết bị văn phòng toàn diện cho Doanh nghiệp mới thành lập

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tin cậy để giải quyết bài toán thiết bị in ấn tại TP.HCM và các tỉnh lân cận, ICT Sài Gòn tự hào là sự lựa chọn hàng đầu của hơn 1.000+ doanh nghiệp và Startup.

Chúng tôi hiểu rằng, với một công ty mới, sự ổn định là ưu tiên số 1. Dịch vụ cho thuê máy photo của ICT Sài Gòn cam kết:

- Máy móc hiện đại, độ mới cao: Cung cấp các dòng máy Ricoh, Toshiba nhập khẩu chất lượng cao, vận hành êm ái, bản in sắc nét, nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp bạn.

- Chi phí tối ưu - Không phát sinh: Gói thuê linh hoạt phù hợp với quy mô từ 5 đến 500 nhân sự. Mọi chi phí mực in, bảo trì, linh kiện đều do ICT Sài Gòn chi trả.

- Hỗ trợ thần tốc: Đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm cam kết có mặt xử lý sự cố trong vòng 30 phút - 2 giờ. Chúng tôi hiểu thời gian là vàng với doanh nghiệp của bạn.

- Thủ tục đơn giản, giao máy ngay: Hỗ trợ lắp đặt, cài đặt driver và hướng dẫn sử dụng tận nơi ngay trong ngày.

Đừng để gánh nặng chi phí thiết bị kìm hãm sự phát triển của bạn ngay từ những bước đầu tiên.

Hãy để ICT Sài Gòn đồng hành cùng bạn kiến tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả với chi phí tiết kiệm nhất.

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn và báo giá ưu đãi dành riêng cho Doanh nghiệp mới thành lập!

+ Địa chỉ: 232 Chu Văn An, Phường Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh

+ Website: https://ictsaigon.com.vn

+ Hotline: 0938-928-258

+ Email: info@ictsaigon.vn